O controle de certidões negativas tem o intuito de mobilizar o cliente a manter uma organização pessoal de suas certidões, isso é extremamente importante, principalmente no caso de clientes licitantes.

O controle é feito pelo cliente do escritório, no entanto, o cadastro da certidão é feito pelo escritório uma vez que o cliente não sabe a data de vencimento da certidão (já que não a tem em mãos). Siga os passos abaixo para adicionar uma certidão:

1. Faça o login no espaço apropriado, caso você não saiba como fazer clique aqui;
2. O menu terá se adaptado ao contexto, clique em "Clientes" (como na figura 1);
3. Escolha um cliente na listagem, caso não haja clientes cadastrados, cadastre algum (siga as instruções neste link);
4. Clique no link "Vencimento de Certidões" (veja a figura 2);
5. Clique no botão "Adicionar" (como na figura 3);
6. Escolha uma certidão, especifique a data de vencimento da certidão e o tempo de alerta. Esse tempo de alerta vai definir a data que o cliente deve renovar a certidão, suponha que a certidão não possa ser renovada pela internet e que você precise de cinco dias para renová-la, especifique esses cinco dias no tempo de alerta. Desta forma você se isenta de responsabilidades caso o cliente não avise-o cinco dias antes da certidão vencer (veja a figura 4);
7. Após adicionar algumas certidões, sua tela deverá ficar como na figura 5, repare que as certidões com um sinal de alerta já venceram ou o tempo hábil para renová-las se esgotou (o tempo hábil é a data de vencimento menos a tempo de alerta).

Algumas certidões como o CNPJ/MF ou Certidão Negativa Estadual podem ser atualizadas pela internet, outras certidões mais burocráticas só podem ser renovadas por seu escritório e outras certidões são na verdade documentos providenciados pela própria empresa, para todos os casos o cliente é instruído a agir de acordo. Veja abaixo como o seu cliente deve proceder:

1. Faça o login no espaço apropriado, caso você não saiba como fazer clique aqui. Observe que você deve logar como cliente (com o login e senha dele);
2. O menu terá se adaptado ao contexto, clique em "Certidões" (como na figura 1);
3. Caso a certidão esteja vencendo ou já esteja vencida seu cliente pode renová-la clicando no botão "Renovar" (veja a figura 2). Se possível o cliente será encaminhado diretamente para a tela de atualização da certidão (se houver um site para isso), caso não seja possível o cliente será instruido a providenciar os documentos (se for competência dele) ou entrar em contato com seu escritório de contabilidade (veja a figura 3, a figura 4 e a figura 5);
4. Renovada a certidão, você ou seu cliente devem atualizá-la, clique no botão "Atualizar" (veja a figura 6 e a figura 7);